Huishoudelijk reglement Adviesgroep Sociaal Domein Gemert-Bakel (ASD)
Artikel 1. Begripsbepalingen
1. Alle begrippen die in dit huishoudelijk reglement gebruikt worden en die niet nader worden omschreven hebben dezelfde betekenis als in de Verordening adviesraad sociaal domein Gemert-Bakel
2. In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder “De Verordening”: de Verordening adviesraad sociaal domein Gemert-Bakel, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 12 december 2024.
3. De adviesraad sociaal domein Gemert-Bakel, hieronder ASD genoemd
Artikel 2. Algemeen
Dit reglement geeft uitvoering aan het bepaalde in de Verordening en vormt een aanvulling op een aantal bepalingen uit de Verordening.
Artikel 3. Werkwijze gevraagd advies
1. Tijdens de ontwikkelfase van nieuw beleid, bij aanpassingen van bestaand beleid en bij het opzetten van een evaluatie betrekt de contactpersoon van de gemeente de ASD in een zo vroeg mogelijk stadium.
2. Het college vraagt de ASD om advies, waarbij een adviestermijn van maximaal vier weken wordt gehanteerd, tenzij anders overeen gekomen
3. De ASD formuleert een advies aan het college en betrekt hierbij zijn achterban.
4. De ASD beoordeelt zelf of en wanneer er bij de opstelling van een advies derden worden betrokken. Dit kunnen externe deskundigen, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, belanghebbenden of andere deskundige personen zijn.
5. Elk advies aan het college wordt aan de gehele ASD voorgelegd voordat het aan het college wordt uitgebracht.
6. De vergaderingen van de ASD zijn niet openbaar. De ASD kan besluiten openbare vergaderingen te houden.
7. De contactpersoon van de gemeente ziet er op toe dat er door de betrokken (beleids-)medewerker een reactie op het advies wordt opgesteld.
8. De contactpersoon van de gemeente informeert de leden van de ASD over de opgestelde reactie ten behoeve van het college.
9. Het advies van de ASD en de reactie worden aangeboden aan het college voor besluitvorming.
10. Na het besluit van het college informeert de contactpersoon van de gemeente de ASD over het besluit en de mogelijk verdere procedure.
11. Wanneer het college besluit van het advies van de ASD af te wijken, wordt dit schriftelijk gemotiveerd.
12. De ASD is zelf verantwoordelijk voor het maken van werkafspraken ten aanzien van besluitvormingsprocedures.
Artikel 4. Werkwijze ongevraagd advies
1. Voorafgaand aan de formulering van een ongevraagd advies nemen de leden van de ASD het initiatief voor een verkennend gesprek met (via de contactpersoon) de gemeente.
2. De ASD formuleert een advies aan het college. De contactpersoon van de gemeente informeert de ASD over de reactie van het college op het advies van de ASD en de (eventuele) verdere procedure.
3. Wanneer het college besluit van het advies van de ASD af te wijken, wordt dit schriftelijk gemotiveerd.
4. Ongevraagde adviezen hoeven niet altijd te worden afgestemd met andere gemeenten. Het onderling uitwisselen van ongevraagde adviezen is wel zeer wenselijk.
Artikel 5. Taken van de voorzitter
1. De voorzitter roept de vergadering van de ASD bijeen
2. De voorzitter stelt in overleg met de secretariële ondersteuning de agenda op voor de vergadering van de ASD
3. De voorzitter zit de vergaderingen van de ASD voor.
4. De voorzitter vertegenwoordigt de ASD naar buiten en is de vaste woordvoerder naar buiten
5. De voorzitter is belast met het onder de aandacht brengen van, het geven van aanbevelingen en uitdragen van de door de ASD geformuleerde adviezen
Artikel 6. Taken van de secretariële ondersteuning
1. De secretaris bereidt de vergaderingen in samenspraak met de voorzitter van de ASD voor.
2. De secretaris verzorgt de oproep en de agenda, na overleg met de voorzitter.
3. De notulen van de vergadering van de ASD worden opgemaakt door de secretariële ondersteuning
4. De secretariële ondersteuning stuurt het verslag van de vergadering van de ASD binnen twee weken na de vergadering naar de leden.
5. De secretariële ondersteuning verzorgt de inkomende en uitgaande stukken van de ASD en beheert het archief.
6. De secretaris stelt jaarlijks na afloop van het kalenderjaar het jaarverslag op.
7. De secretariële ondersteuning maakt een eerste opzet van de (ongevraagde) adviezen met behulp van de input van de leden van de ASD.
8. De secretariële ondersteuning maakt geen deel uit van de ASD en heeft dus ook geen stemrecht.
Artikel 7. Taken van de penningmeester
1. De penningmeester beheert de financiële middelen van de ASD
2. De penningmeester verzorgt de boekhouding van de ASD en de archivering daarvan
3. De penningmeester maakt het financieel jaarverslag van het voorgaand jaar en levert dit voor 1 maart in bij de secretariële ondersteuning in verband met het opstellen van het jaarverslag.
4. De penningmeester stelt jaarlijks voor het volgende kalenderjaar, uiterlijk in de maand december een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan de ASD.
Artikel 8. De leden – gedragscode, benoemingsduur en rooster van aftreden
1. De leden van de ASD zijn onafhankelijk en functioneren zonder last of politieke ruggespraak.
2. De leden van de ASD verplichten zich om de vergaderingen zoveel mogelijk bij te wonen.
3. De leden van de ASD hebben geheimhoudingsplicht van alle aangelegenheden die zij in hun hoedanigheid als lid van de ASD vernemen en waarvan zij redelijkerwijze kunnen vermoeden dat deze een vertrouwelijk karakter dragen.
4. De leden onthouden zich van deelneming aan advies- en besluitvormingsprocedures inzake keuzes, voordrachten of aanbevelingen die hen persoonlijk mochten aangaan.
5. De leden worden benoemd voor een periode van 4 jaar, waarna ze herbenoembaar zijn voor maximaal nog een periode van 4 jaar.
6. Bij tussentijds aftreden geldt een opzegtermijn van 6 maanden
Artikel 9. Werving en selectie van leden
1. De ASD werft nieuwe leden voor de ASD door:
a. Het verspreiden van een oproep voor kandidaten via de eigen website, Facebook, Twitter, de gemeentepagina en/of via een huis-aan-huisblad.
b. Het benaderen van geschikte kandidaten met het verzoek zich als kandidaat beschikbaar te stellen.
c. Verder alle middelen, die een zo breed mogelijke werving mogelijk maken.
2. Een commissie uit de ASD voert een gesprek met de kandidaten om de geschiktheid te beoordelen. Bij de keuze van de kandidaat wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met deskundigheid van de terreinen, welke het Sociaal Domein omvat.
3. De commissie doet een voordracht tot benoeming aan de ASD, welke de definitieve voordracht voor de kandidaat bepaalt.
4. De geselecteerde kandidaat wordt gevraagd in te stemmen met een voordracht.
5. De geselecteerde kandidaat wordt vervolgens voor benoeming voorgedragen aan het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 10. Vergaderingen van de ASD
1. De ASD vergadert per kalenderjaar tenminste 8 keer
2. Een vergadering van de ASD wordt niet gehouden als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden van de ASD afwezig is.
3. Indien een vergadering, op grond van het bepaalde in het eerste lid, niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven. Deze vindt uiterlijk plaats in de derde week na de afgelaste vergadering. Deze vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal aanwezige leden.
4. De voorzitter geeft leiding aan de vergadering, bij afwezigheid van de voorzitter wordt de taak overgenomen door een ander lid van de ASD
5. Per vergadering wordt een presentielijst ingevuld ten behoeve van de vacatievergoeding. Deze wordt eenmaal per jaar door de gemeente na afloop van het desbetreffende kalenderjaar betaalbaar gesteld.
6. Per vergadering wordt een verslag gemaakt, waarin kort het verloop van de vergadering wordt beschreven en een aparte besluitenlijst wordt opgesteld, waarin de genomen besluiten en adviezen worden vastgelegd.
7. De ASD kan externen uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting of advies aan de leden van de ASD
8. Leden van de ASD kunnen bij opening van de vergadering verzoeken tot aanpassing van de agenda
9. De besluiten van de ASD worden bij gewone meerderheid (de helft plus één) van de aanwezige stemgerechtigden genomen.
10. Als bij stemming over een zaak in een vergadering de stemmen staken, wordt het voorstel opnieuw aan de orde gesteld. Staken de stemmen dan weer, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
11. De leden onthouden zich van deelname aan een advies en besluitvormingsprocedure inzake keuzen, voordrachten of aanbevelingen die hen persoonlijk aangaan.
12. Leden van de ASD zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden, die zij in hun hoedanigheid vernemen en een vertrouwelijk karakter dragen.
Artikel 11. Openbaarheid
1. De vergaderingen van de ASD en werkgroepen zijn niet openbaar, tenzij door de ASD anders wordt besloten.
2. De voorzitter kan ten aanzien van de inhoud van de stukken de leden een, tijdelijke, geheimhouding opleggen
3. De ASD stimuleert de openbaarheid van haar werk door middel van informatie op de website en social media en met publicaties in de lokale media.
4. De officiële adviezen, beleidsstukken en regelementen van de ASD en andere relevante zaken worden op de website gepubliceerd.
Artikel 12. Instelling van werkgroepen.
1. De ASD kan besluiten tot het instellen van een werkgroep met een bepaald omschreven doel.
2. Een werkgroep kan bestaan uit leden van de ASD en/of uit personen op grond van hun deskundigheid.
3. In elke werkgroep heeft minimaal één lid van de ASD zitting.
4. Bij het instellen van een werkgroep worden tussen ASD en werkgroep afspraken gemaakt over de periode waarbinnen de werkgroep zijn taak zal uitvoeren en over de ter beschikking te stellen middelen
Artikel 13. Vervanging afwezigheid en ziekte
1. Indien een lid wegens ziekte of om andere redenen zijn taken niet kan uitvoeren voor een periode langer dan een half jaar, kan de ASD het College verzoeken om een plaatsvervanger te benoemen voor de duur van de afwezigheid met overname van alle rechten en plichten van het te vervangen lid.
2. Wanneer het lid na ziekte opnieuw in staat is zijn taken te vervullen, zal hij binnen een overeen te stemmen termijn zijn plaats in de ASD opnieuw innemen voor zover de betreffende zittingstermijn nog niet is verstreken.
Artikel 14 . Het jaarverslag
1. De ASD stelt vóór 1 mei het jaarverslag over het afgelopen kalenderjaar vast
2. Het jaarverslag omvat minimaal onderstaande onderwerpen;
– De activiteiten die de ASD heeft ondernomen
– De adviezen die de ASD in dat jaar heeft uitgebracht en de uitwerking daarvan
– De samenstelling van de ASD
– Een financiële verantwoording
– Conclusies en evaluatie van het jaarverslag worden ingezet bij het verbeteren van de werkwijze van de ASD en kan aanleiding zijn tot het bijstellen van taken en activiteiten.
Artikel 15. Slotbepaling.
1. Het lidmaatschap van de ASD betekent dat er ingestemd wordt met het huishoudelijk reglement
2. In gevallen, waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de ASD met meerderheid van stemmen.
3. Een afschrift van het reglement wordt aan Burgemeester en Wethouders van de gemeente Gemert-Bakel ter kennisgeving aangeboden.
4. Bij wijziging van de Verordening zal de ASD het Huishoudelijk Reglement aanpassen
Artikel 16. inwerkingtreding van het huishoudelijk reglement
1. Het huishoudelijk reglement adviesgroep Sociaal Domein is besproken en vastgesteld in de vergadering van de adviesgroep Sociaal Domein d.d. 9 december 2024.
2. Het huishoudelijk reglement is van kracht tegelijk met het in werking treden van de verordening adviesgroep Sociaal Domein 2024.
Gemert-Bakel,